Ich bin in einer Zeit erwachsen geworden, als man Fotos noch nicht direkt nach dem Aufnehmen ansehen konnte. Danach kam die Zeit der Digicams. Schon sehr praktisch, die geschossenen Fotos konnten bei nicht gefallen direkt gelöscht werden und die guten wurden auf einer Festplatte gespeichert und regelmäßig gesichert. Eine CD reichte meist aus. Heute ist das alles nicht mehr denkbar. Keine Ahnung wie viele Fotos ich, wie viele Fotos wir machen. Seit ich mich vor einiger Zeit für Microsoft Family entschieden habe, nutzen mein Mann und ich OneDrive um die Familien Fotos zu organisieren und eine Synology für die Sicherung der Fotos. Wir teilen unsere Fotos auch mit den Kindern und, später wenn die Mädels älter sind und selbst Fotos machen/speichern, können auch sie diese Fotos mit uns teilen.
Soweit zu kommen, war für uns aber gar nicht so einfach. Diese ganze Cloud Thematik ist ja nicht ganz leicht zu verstehen. Da ich beruflich mit ähnlichen Themen zu tun habe und die Hilfeseiten (z.B. Freigeben von OneDrive-Dateien und -Ordnern) meiner Meinung nach viel zu technisch sind, möchte ich Dir hier ein paar Schritt-für-Schritt Anleitungen zur Verfügung stellen. Vielleicht helfen Sie Dir ein wenig weiter.
Es geht in diesem Beitrag nicht darum, ob jemand seine Daten überhaupt in der Cloud speichert oder nicht.
Und es ist auch keine Microsoft-Werbung. Ich habe mich schlicht für OneDrive entschieden und möchte meine Erfahrungen mit Dir teilen.
Wir alle organisieren unsere digitalen Schriftstücke und Fotos am Computer in Ordner. Dafür verfügt jeder Computer über Standardordner wie Desktop, Dokumente, Musik, Bilder und Videos. ‚Wahrscheinlich verwendest Du diese, aber möglicherweise hast Du sie nicht in Deinem OneDrive. Durch die Sicherung dieser Ordner auf Deinem OneDrive kannst Du mit all Deinen Geräten und aus dem Internet auf diese Dokumente zugreifen.‘ Dieser Schritt ist eine notwendig Voraussetzung, um Deine Familien Fotos innerhalb der Familie allen Mitgliedern über die Microsoft Applikationen zugänglich zu machen. Wie Du das machen kannst wird hier sehr gut erklärt.
So organisieren wir unsere Familien Fotos
Die Cloud-Architektur macht es möglich, dass man einzelne Files oder ganze Ordner anderen Nutzern zu deren Nutzung frei gibt. Entweder mit lesenden oder schreibenden Rechten. Diese Funktion, in Kombination mit Verknüpfungen und die Verwendung der Windows-Fotoanzeige App nutzen wir um unsere Fotos untereinander zur Ansicht zu teilen.
Persönlicher OneDrive Bereich für private Fotos
Alle Familienmitglieder haben in Microsoft Family einen eigenen OneDrive Bereich.
Das ist jetzt keine Überlegung von uns, sondern das Produkt Microsoft Family. Wenn Du das Produkt kaufst (wobei ‚kaufen‘ nur in Form von ‚mieten‘ möglich ist), kannst Du bis zu fünf weitere Personen als Mitglieder zu Deiner Familie hinzufügen. Jeder von ihnen bekommt dann einen eigenen OneDrive Bereich mit 1 TB (Terabyt) Speicherplatz.
Diese Bereiche nutzen wir, damit jeder von uns seine verschiedenen Geräte (Devices) synchron halten kann. OneDrive enthält dafür schon automatisch einen Ordner namens ‚Bilder‘. Die Fotos die ich mit meinem Handy mache, werden dort automatisch gespeichert. Die Fotos die mein Mann mit seinem Handy macht, werden in einen Ordner in seinem OneDrive gespeichert. So kann jeder von uns von überall auf die eigenen Fotos zugreifen, nicht aber auf die Fotos der anderen Person.
Geteilte Ordner für Familienfotos
Jedes Familienmitglied erstellt einen OneDrive Ordner für Fotos die geteilt werden sollen.
Unter dem Ordner ‚Bilder‘ erstellt jedes Familienmitglied einen weiteren Ordner. Dieser Ordner wird jeweils mit den anderen Familienmitgliedern geteilt. Wir verwenden wegen der bessern Übersicht unsere Namen im Ordnernamen. Ich habe also einen Ordner ‚Familienfotos Andrea‘ erzeugt und meinem Mann die Leserechte dafür gegeben. In regelmäßigen Abständen gehe ich meine Fotos durch und verschiebe die Fotos, die ich allen Familienmitgliedern zur Verfügung stellen möchte, in diesen geteilten Ordner. Damit kann mein Mann sie auch sehen, sie liegen aber weiterhin in meinem Speicherbereich. Wenn ich Unterordner in diesen geteilten Ordner hinzufüge, kann mein Mann auch diesen Unterordner und die darin enthaltenen Fotos sehen. Mein Mann hat genauso einen Ordner ‚Markus‘ erzeugt und mir die Leserechte dafür gegeben.
- Wie Du einen Ordner teilen kannst, zeige ich Dir hier.
Verknüpfung zu geteilten Ordnern
Jeder fügt die mit ihm geteilten Ordner als Verknüpfung in die ‚Eigenen Dateien‘ hinzu.
Der geteilte Ordner ist für die jeweils andere(n) Person(en) bis jetzt nur in OneDrive (= der Cloudspeicherplatz / Web-Anwendung) sichtbar. Um den Ordner und deren Inhalt auch im Explorer (= die Desktop-Anwendungen, mittels derer ich durch die Struktur meiner, lokal am Computer gespeicherten, Dateien navigieren kann) sehen zu können, muss eine Verknüpfung zu dem geteilten Ordner in die eigene Ordner-Struktur hinzugefügt werden. Danach kann man sowohl die eigenen als auch alle mit einem geteilten Fotos im Explorer sehen.
Verwendung von geteilte Ordnern in Windows Foto App
Jeder fügt den geteilten Ordner als Katalog in die Windows Foto App hinzu.
Ich persönlich mag die Windows-Fotoanzeige App und ihre Suchmöglichkeiten. Damit ich dort auch Fotos aus den geteilten Ordnern finde, muss ich die geteilten Ordner in meinen Katalog hinzufügen. Danach werden alle Fotos die in oder unter Deinem Ordern ‚Bilder‘ liegen und alle Fotos in den hinzugefügten geteilten Fotos gleichermaßen in die Anzeige oder eine Suche einbezogen.
- Wie Du einen geteilten Ordner zu Deinem Katalog hinzufügst, kannst Du hier sehen.
Auf diese Art, behält jeder von uns seine Fotos in seinem Speicherbereich. Und jeder kann entscheiden, welche von den Fotos für alle Familienmitglieder zu sehen sein sollen.
Nachdem das ganze Konstrukt einmal eingerichtet ist, muss man natürlich noch regelmäßig die Fotos in den geteilten Ordner schieben. Aber der Aufwand dafür ist echt gering. Und im Gegenzug kann man alle Fotos gemeinsam sehen, egal wer sie gemacht hat.
How to?
Meine Schritt-für-Schritt Erklärungen:
Meine Schritt-für-Schritt Anleitungen hier beziehen sich auf Ordner. Das hat einfach den Grund, das es beim organisieren der Familien Fotos mehr Sinn macht ganze Ordner, anstatt jedes einzelne Foto zu teilen. Das Teilen von einzelnen Dokumenten, seien es Fotos, Videos oder Schriftstücke geht aber genau gleich.
Keine Ahnung ob es sich irgendwann ändert, aber momentan arbeite ich, wenn ich an meinem Computer sitze, jedenfalls noch überwiegend in den Desktop Anwendungen. Die Web Applikationen sind natürlich sehr praktisch, wenn ich mal von unterwegs (etwa vom Computer meiner Schwester) schnell etwas brauche. Aber ich finde sie bieten noch nicht die selben Funktionen, wie die althergebrachten Desktop Apps. Außerdem bin ich es auch einfach so gewohnt. Vielleicht wird sich das bei unseren Kindern schon verändern. Sie nutzen Teams und OneDrive ja schon in der Schule.
Die Lösungen die ich Dir zeige, beziehen sich also wo es geht auf die Desktop Applikationen. Du kannst Sie aber meist auch direkt in der Web Applikation machen. Die Funktionen heißen dort ähnlich und Du findest sie auch ungefähr über die selben Wege.
Wie teile ich einen Ordner mit anderen Personen?
Wenn Du einen Ordner aus dem Explorer heraus teilen möchtest, hast Du mehrere Möglichkeiten.
Entweder klickst Du im Explorer mit der rechten Maustaste auf den Ordner und danach auf ‚Freigabe‘.
Oder Du fährst im selben Kontextmenü weiter unten mit der Maus über den Menu Punkt ‚OneDrive‘ und wählst dann den Untermenu Punkt ‚Teilen‘.
Mit einem kleinen Umweg (ein Klick mehr), kannst Du auch über den Untermenu Punkt ‚Zugriff verwalten‘ gehen.
Wenn Du diesen Weg gehst, öffnet sich erst ein Fenster, indem Du den aktuellen Zugriffs-Status siehst. Links oben findest Du wieder den Punkt ‚Teilen‘.
Egal welchen der drei oben gezeigten Weg Du gewählt hast, Du landest immer in folgendem Fenster.
Bevor ich die verschiedenen Link-Einstellungen die Du noch vornehmen kannst erkläre, möchte ich ein wenig auf den Speicherort an sich eingehen.
Jeder Ordner in der Cloud hat eine eindeutige Adresse. Wenn Du einen Ordner nicht im Explorer, sondern direkt in OneDrive öffnest, kannst Du diese Adresse in der Adresszeile Deines Internetbrowsers sehen.
OneDrive ist ja aber Deine kleines Stückchen private Cloud.
Das heißt, Du kannst den Ordner nur deshalb im Browser sehen, weil Du auch die notwendige Authentifizierung erfüllst. Oder anders gesagt: Weil Du den passenden Schlüssel mitgebracht hast.
Welchen Schlüssel Du jeweils brauchst, ist mit der Adresse gemeinsam fixiert.
Wenn Du zum Beispiel Deinen eigenen Ordner in Deinem OneDrive öffnen möchtest, musst Du in dem Internetbrowser, den Du verwendest, mit Deinem Benutzernamen und Kennwort in Deinem Microsoft Konto angemeldet sein. Man sagt dazu auch „Du hältst eine Session“.
Es ist ein bisschen so, als ob Du Deinen Hausschlüssel verwendest, aufsperrst und Dein Haus betrittst. Und dann gehst Du, ohne eine weitere Tür aufsperren zu müssen, genau in das Zimmer, zu dem Schrank, indem das Fotoalbum steht, das Du suchst.
Meldest Du Dich ab, kannst Du trotz der richtigen Adresse den Ordner nicht mehr anzeigen. Microsoft zeigt Dir stattdessen das Anmeldefenster.
Damit nun jemand anderes auch auf Deinen Ordner zugreifen kann, braucht er erstens die Adresse und zweitens, wenn Du es festlegst, einen Schlüssel. Und das alles kannst Du ganz einfach in Deinem Link fixieren.
Der von Microsoft initial erstellte Link, ist erst einmal so eingestellt ist, dass jeder, der den Link kennt (ihn also theoretisch in die Adressleiste irgendeines Internetbrowsers eintippen kann) die Dateien in dem Ordner bearbeiten kann.
In den allermeisten Fällen, solltest Du das ändern! Ich verbinde die Links meist direkt mit bestimmten Personen und ich erteile auch oft nur Leserechte. Um Einstellung abzuändern, klickst Du einfach auf ‚Jeder mit dem Link kann bearbeiten‘. Damit kommst Du zu den Feineinstellungen für den Link, den Du eben im Begriff bist zu erzeugen.
Bei den Linkeinstellungen kannst Du jetzt entscheiden, ob der Link Lese- oder Schreibrechte bereitstellen soll.
Schreibrechte bedeuten dabei gleichermaßen, dass
- eine neue Datei in dem Ordner gespeichert werden kann
- Änderungen an einer Datei gespeichert werden können
- eine Datei gelöscht werden kann
Wenn Du tatsächlich möchtest, dass jeder, der den Link kennt, den Ordner öffnen kann, dann solltest Du zumindest darüber nachdenken, ob Du dem Link ein Ablaufdatum oder auch ein Kennwort (einen Schlüssel) hinzufügst.
Bei einem Ablaufdatum funktioniert der Link genau nur bis zu diesem Datum.
Wenn Du ein Kennwort hinzufügst, musst Du natürlich denjenigen Personen, die den Ordner nutzen können sollen, den Link und das Kennwort bekannt geben. Mache das bitte unbedingt in getrennten, im Besten Fall verschlüsselten Nachrichten!
Du kannst den Link aber auch so einstellen, dass nur ‚Bestimmte Personen‘ auf den Ordner zugreifen können. Dies geht allerdings nur, wenn diese spezifischen Personen selbst über ein Microsoft Konto verfügt, denn dieser Link wird so ausgestattet, dass er nur verwendet werden kann, wenn die Person in ihrem Microsoft Konto angemeldet ist.
Das hat den Vorteil, dass der Link auch (wie oben) mit einem Kennwort geschützt ist. Allerdings musst Du Dir weder ein Kennwort ausdenken, noch musst Du es der Person irgendwie mitteilen.
Die Ordner mit unseren Familien Fotos teilen wir über diese Funktion.
Um die Linkeinstellungen zu übernehmen, klickst Du schlussendlich auf ‚Übernehmen‘.
Damit landest Du wieder in dem ursprünglichen Fenster und siehst auch hier die geänderten Linkeinstellungen.
Jetzt fügst Du noch die E-Mail Adressen von einer oder mehrere Personen hinzu.
Achtung: Du brauchst hier die E-Mail Adresse mit der eine Personen ihr Microsoft Konten registriert hat.
Und dann klickst Du auf Senden.
Ich habe ehrlicherweise noch nicht festgestellt, ob und wenn wohin eine Nachricht, die man hier noch eintippen könnte, zugestellt wird. An die eingetragene E-Mail Adresse jedenfalls nicht. Sollte ich irgendwann dahinter kommen, werde ich die Info aber hier noch ergänzen 🙂
Mit dem Klick auf ‚Senden‘ scheint jedenfalls der Ordner im OneDrive der Person(en) unter der Rubrik ‚Geteilt‘ >> ‚Mit Ihnen‘ auf.
Wie finde ich Ordner, die mit mir geteilt wurden?
Auch wenn das Teilen von Ordnern direkt im Explorer möglich ist, um Ordner die mit Dir geteilt wurden zu sehen, musst Du ins Internet, in OneDrive, einsteigen.
Entweder gehst Du auf microsoft.com und meldest Dich in Deinem Konto an. Oder Du navigierst direkt zu https://account.microsoft.com/ um Dich bei Deinem Konto anzumelden.
Du kannst aber https://onedrive.com/ auch direkt ansteuern oder über den Explorer öffnen.
Im Explorer siehst Du ganz oben Deinen OneDrive Speicherplatz in der Cloud. Das Wölkchen ist das Symbol dafür.
Wenn Du dort mit der rechten Maustaste klickst, kannst Du im sich öffnenden Kontextmenu den Menupunkt ‚OneDrive‘ und dann weiter ‚Online anzeigen‘ finden.
Wenn Du dort draufklickst öffnet Microsoft Deinen Speicherplatz in Deinem Standard-Browser.
Du siehst dort als erstes das ‚Startmenu‘. Hier werden Dir Deine Fotos in Form von verschiedenen Erinnerungs-Formaten und die Dokumente die Du zuletzt geöffnet hattest angezeigt.
In dem Fenster findest Du auf der linken Seite eine Navigationsliste. Dort gelangst Du über das Ordner Symbol zu Deinen Eigenen Dateien. Du siehst wieder die selbe Struktur wie im Explorer.
Wenn Du jetzt noch auf das Symbol mit den zwei Männchen klickst findest Du eine Übersicht über alle Ordner und Dokumente die irgendjemand mit Dir oder die Du mit irgendjemandem geteilt hast.
Wie füge ich eine Verknüpfung zu einem geteilten Ordner in meine ‚Eigenen Dateien‘ ein?
Wenn Du einen Ordner in der Ansicht ‚Geteilt‘ ‚Mit Ihnen‘ markierst, erscheint über der Liste das Kontextmenu.
Dort findest Du unter anderem ‚Verknüpfung zu „Meinen Dateien“ hinzufügen‘.
Oder Du klickst rechts auf die drei Punkte. Auch so öffnest Du das Kontextmenu.
In der nächsten Sekunde wird die Verknüpfung erstellt, Du siehst sie auch im Explorer auf Deinem Desktop und kannst die geteilten Inhalte von dort aus sehen und öffnen.
Wie füge ich einen geteilten Ordner in meinen Foto-Katalog hinzu?
Wenn Du einen geteilten Ordner in Deine Eigenen Dateien als Verknüpfung hinzugefügt hast, kannst Du ihn auch in Deine Fotosammlung hinzufügen. Damit siehst Du dann Deine und auch die geteilten, fremden Fotos im Katalog im Explorer und der Windows-Fotoanzeige App. Du kannst das HInzufügen entweder direkt im Explorer machen oder in der Windows-Fotoanzeige.
In der Fotoanzeige App klickst Du einfach auf das Symbol rechts neben dem Katalog.
Und dann suchst Du den verknüpften Ordner.
Du bekommst dann unten im Fenster eine Anzeige, dass die Applikation wohl daran arbeitet, den Ordner hinzuzufügen. Hier scheint es aktuell aber wohl einen Bug zu geben, denn diese Anzeige bleibt einfach stecken. Du kannst entweder auf Abbrechen oder das x klicken. Das Hinzufügen funktioniert trotzdem.
Jetzt kannst Du den verknüpften Ordner und seine Inhalte auch in der Windows-Fotoanzeige App sehen.
Und wenn Du im ‚Katalog‘ nach Fotos suchst, werden nicht nur alle Fotos durchsucht, die in oder unter Deinem Ordern ‚Bilder‘ liegen sondern auch alle im verknüpften Ordner.
Wie erkenne ich ob ein Ordner und mit wem er geteilt wurde?
Wenn Du im Explorer bist und mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klickst findest Du den Menu Punkt ‚OneDrive‘.
Über den Pfeil rechts daneben kannst du weitere Untermenu Punkte aufrufen. Unter anderem ‚Zugriff verwalten‘.
Im daraufhin angezeigten Fenster wird Dir der aktuelle Status angezeigt.
Wie kann ich das Teilen eines Ordners beenden?
Wenn Du versehentlich einen Link erzeugt hast, oder die Zusammenarbeit einfach beenden möchtest, gehst Du auch über ‚Zugriff verwalten‘.
Klick auf die Person, für die Du den Link entfernen möchtest
Du findest hier das Symbol für ‚weitere Optionen‘.
So findest Du die Detaileinstellungen dieses Links und auch das Symbol, um den Link komplett zu löschen.
Im Reiter ‚Links‘, findest Du das Symbol zum Löschen immer gleich direkt neben dem Link.
Egal welchen Link (ob für eine dezidierte Person, oder für jeden der ihn kennt verwendbar), sobald Du auf den Mülleimer klickst und mit ‚Entfernen‘ bestätigst, funktioniert der Link, den die Person ja schon hat in der Sekunde nicht mehr.
Eine weitere Möglichkeit, einen Link nicht mehr funktionsfähig zu machen gibt es aber noch. Die fällt eigentlich nicht in die Kategorie Möglichkeit, sondern eher Versehen. Weil sie mir selbst aber unlängst passiert ist, möchte ich das Thema auch kurz erwähnen.
Wenn Du einen Ordner in der Struktur von einem Zweig in einen anderen verschiebst, ändert sich die Adresse. Und dann funktionieren die erzeugten Link natürlich nicht mehr.
Wenn Du zuhause Deine Fotoalben in einen neuen Schrank räumst, kann sie ja auch niemand mehr finden 😉
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